Q: A certificação é apenas uma por empresa produtora de software ou uma por cada empresa utilizadora desse software?

R: A certificação é por programa de facturação, devendo a empresa produtora pedir a certificação para cada um dos diferentes programas de facturação que produza.

Q: Os programas devem obedecer às novas regras já a partir de Setembro ou apenas a partir de Janeiro/2011?

R: Apenas a partir de Janeiro de 2011. O pedido de certificação pode ser feito a partir de 1 de Setembro desde que o software cumpra as regras exigidas pela portaria. Se o produto obtiver o certificado antes de 1 de Janeiro de 2011, poderá ser desde logo instalado em clientes. Deste modo, a base de clientes fica apta a trabalhar de acordo com os requisitos a 1 de Janeiro de 2011, isto é, tem de passar a emitir facturas assinadas.

Q: Como produtores de software, como podemos ter mesmo a garantia escrita por parte das Finanças de que o nosso produto cumpre a 100% as especificações definidas?

R: De acordo com a Portaria 363/2010, a certificação passa, em primeira instância, pelo compromisso de observância dos requisitos previstos na Portaria para certificação dos programas de facturação, bem como das Regras Técnicas divulgadas pela DGCI. Os eventuais testes de conformidade são feitos à posteriori pela DGCI, no âmbito de um processo no qual os produtores têm os normais meios de defesa.

Q: Se for certificada a versão de Facturação 2010 (v. 1.07.001) e posteriormente forem lançadas novas releases vl.07.0002, vl.07.003, etc; com novas opções e funcionalidades ainda dentro da versão principal Facturação 2010 (v1.07), é necessário voltar a pedir a certificação?

R: Não, a empresa de software terá que assumir o compromisso de manter todos os requisitos na versão certificada e em todas as versões posteriores. Se na versão certificada ou em qualquer versão posterior for detectado o não cumprimento de qualquer um dos requisitos, a DGCI poderá revogar o certificado revogar o certificado
atribuído ao produto.

Q: O impresso para o pedido de certificação é disponibilizado on-line e o seu preenchimento é também feito on-line ou é preenchido em papel e entregue na DGCI?
 
R: O impresso para o pedido de certificação onde também será enviada a chave pública para validação das assinaturas de documentos será disponibilizado on-line a partir de 1 de Setembro de 2010 exclusivamente através do Portal das Finanças.

Q: O Artigo 9° indica que devem apresentar DURANTE o mês de Setembro de 2010, para os programas em utilização e que sejam susceptíveis de actualização, o pedido de certificação para os referidos programas. Após esse período os programas existentes não poderão ser objecto de certificação?

R: Deve ser entendido este prazo como o início do período para pedido de certificação por parte dos produtores de software, para os programas existentes. Para qualquer outro programa que seja produzido depois dessa data poderá ser pedida a certificação em qualquer momento.
 
Q: Deve ser enviado um pedido de aprovação (independente) para cada aplicação \ programa ou o modelo é genérico para pedir a aprovação de todas as aplicações da empresa produtora?

R: Deverá ser pedido um certificado para cada um dos produtos comercializados pela empresa produtora e fornecida a respectiva chave pública.
 
Q: Qual e entidade certificadora e respectivos contactos directos? Vai existir algum gabinete de apoio?
 
R: É a DGCI que atribui o certificado. As questões devem ser encaminhadas para o e-mail:
dspcit-dpat@dgci.min-financas.pt

Q: Há alguma forma de distinguir quais são os documentos sujeitos a assinatura (Hash) e os que podem ser usados sem assinatura?

R: São obrigados a conter assinatura as facturas ou documentos equivalentes e os talões de venda, incluindo, portanto, os seguintes documentos:
 

• Factura, Nota de Débito, Venda a dinheiro, Factura-recibo, Talão de venda, Nota de crédito, Talão ou Nota de devolução.
   
• São ainda obrigados a conter assinatura os documentos, qualquer que seja a sua designação, que contenham a indicação dos bens ou serviços prestados e correspondentes importâncias, susceptíveis de serem apresentados ao adquirente (consumidor final) como suporte da operação efectuada (p.ex. consulta de mesa), de acordo com o n.º 2 das Regras Técnicas divulgadas.

Não estão obrigados os documentos correspondentes, por exemplo, a orçamentos porque não dizem respeito, ainda, a uma evidência de transacção.

Q: No caso do nosso software permitimos que os relatórios sejam personalizados, qual é a responsabilidade das Softwares Houses quando o utilizador altera a proposta base e deixa de cumprir as especificações definidas e como controlar este tipo de situações?

R: A software house deverá garantir que os elementos essenciais da facturação, registados na base de dados, não são alteráveis. Se, eventualmente, for anulada, por exemplo, a impressão da expressão "Processado por programa certificado...", tal não é da responsabilidade do produtor de software.

Q: Quantas Chaves Privadas uma empresa pode ter?

R: O produtor de software deverá, em princípio, ter uma chave privada e a respectiva chave pública a entregar por cada programa objecto de certificação, devendo o par de chaves ser diferente por cada um deles. É, todavia, uma decisão do produtor.

Q: Se acontecer um erro num documento ainda não impresso, ou impresso mas não entregue ao cliente, não vai ser possível corrigi-lo, porque já tem outros documentos posteriores na base de dados?

R: Em nenhuma circunstância será aceitável a geração de uma nova assinatura para um qualquer documento. Para correcção de um valor em qualquer um dos campos com relevância fiscal, terá que ser anulado o documento e criado um novo, garantindo a sequência existente.

Q: Em que circunstâncias posso gerar uma nova assinatura para um documento já emitido e assinado?

R: NUNCA! Em situações excepcionais, tais como perda de cópia de segurança, mudança de software para outro produtor, integração de dados no backoffice de documentos de diferentes produtores e integração de documentos de sistemas de venda desconectados (pda), os documentos devem ser tratados com as seguintes regras:
 

• Têm de ter uma série independente tipificada para o efeito;
   
• Não podem ser assinados no sistema que os integra, devendo ser tratados como cópias do documento original e armazenados sem qualquer assinatura;
   
• Devem ser exportados da mesma forma para o SAFT, apesar de não terem assinatura do sistema integrador;
   
• As facturas não assinadas pelo sistema integrador devem ser impressas com a indicação "Cópia do documento original".
   

Q: Qual a informação sobre o documento que não poderá ser alterada após efectivada uma transacção com a respectiva assinatura?

R: Não poderá ser alterada a informação que por força do art. 36.º do CIVA deva constar da factura (NIF, quantidades, valores, taxas e montante do imposto) nem os elementos identificados no art.º 6.º da Portaria.



Fonte: Direcção-Geral dos Impostos